Zorgverleners zijn op basis van de wet verplicht het BSN te gebruiken wanneer zij onderling gegevens over patiënten uitwisselen. In het acute zorgproces kunnen zorgverleners echter niet altijd in het begin van de keten het BSN van de patiënt met zekerheid vaststellen. Als men zich hier verderop in de keten niet bewust van is, en het ontvangen BSN voor waar aanneemt loopt men daar het risico op privacyschending, een verkeerde voorbereiding en dossiervervuiling. Het is van belang om deze risico’s zoveel mogelijk te beperken. In dit artikel leest u een praktijkverhaal van het Groene Hart Ziekenhuis in Gouda waar ze deze risico’s voorkomen door gegevens pas aan een patiëntendossier te koppelen na identificatie van de patiënt op de SEH. Het levert namelijk veel administratieve rompslomp op om dossiervervuiling te herstellen.
Hans Koenis werkt sinds 2009 bij het Groene Hart Ziekenhuis (GHZ) in Gouda. De SEH van het GHZ is op dit moment koploper in het programma Met spoed beschikbaar voor de verbeterde digitale uitwisseling tussen de ambulance en de SEH. Hans startte als SEH verpleegkundige, werd in 2019 teamleider van de spoedeisende hulp (SEH) en kort daarna ook van de Acute Opname Afdeling (AOA). Koenis en zijn team zien elke dag zo’n 80 mensen binnenkomen op de SEH, waarvan ongeveer 30 per ambulance worden binnengebracht.
Informatie-uitwisseling van de ambulance aan SEH
Wanneer een patiënt per ambulance naar de SEH van het GHZ komt, ontvangt de SEH hiervan een aankondiging van de ambulance. Dit is belangrijk want op basis daarvan kan de SEH de ruimte en medewerkers voorbereiden op de komst van de patiënt.
“We krijgen de aankondiging van de ambulance nu nog via Zorgmail binnen”, vertelt Hans. “Dit is de digitale samenvatting van de ambulance die bij ons in een mailbox binnenkomt, inclusief het BSN. Vanuit die mailbox kunnen wij ons alvast voorbereiden op wie er aankomt en de gegevens van de patiënt opzoeken op basis van het BSN. Wij hebben wel een duidelijke afspraak dat pas als hij of zij bij ons aanwezig is met zekerheid kan worden vastgesteld of het daadwerkelijk de juiste patiënt is die ook in de aankondiging staat. De Zorgmail mag dus ook pas gekoppeld worden aan het dossier van de patiënt op het moment dat de patiënt hier geïdentificeerd is.”
Koenis geeft aan dat SEH-medewerkers patiënten in de praktijk echter wel van tevoren opzoeken en soms starten ze de administratie alvast op om in ieder geval het Zorgmail-bericht als bijlage aan het dossier van de patiënt toe te voegen. Koenis ziet daar wel een risico in voor gevallen dat het BSN toch niet blijkt te kloppen.
Aankondiging met een verkeerd BSN
De ideale situatie is natuurlijk dat mensen in de eerste plaats zelf altijd een geldig ID bij zich dragen. Daarnaast zou het mooi zijn dat zorgverleners op een eerder moment in de keten altijd al de juiste identificatie uitvoeren. In de praktijk is dat helaas niet altijd mogelijk, zeker als het gaat om de acute zorgketen. Dan wordt het BSN opgezocht.
Het komt af en toe voor dat een patiënt met een verkeerd BSN wordt aangekondigd op de SEH van het GHZ. Koenis: “In de afgelopen maanden hebben wij toevallig drie gevallen gehad dat de aankondiging van de ambulance is gedaan met het verkeerde BSN. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren bij een patiënt met dezelfde geboortedatum en dezelfde achternaam als een andere persoon. In een van onze gevallen ging het mis bij de partnernaam van de patiënt waarop was gezocht in plaats van haar meisjesnaam. Dan lijken de gegevens wel op elkaar, maar is er bijvoorbeeld niet gekeken naar het adres. Als je een patiënt in Bodegraven ophaalt en je stuurt een BSN mee van iemand uit Limburg, dan moet je je wel achter je oren gaan krabben of dat wel klopt.” Maar in een spoedsituatie kan dat gebeuren. Je kunt een BSN gewoonweg niet alleen bepalen op basis van een naam en geboortedatum. Je moet meer details vragen om tot het juiste BSN te komen. Om écht zekerheid te hebben heb je het WID van de patiënt nodig.
“In één geval kwamen we er al heel snel achter dat het BSN niet klopte, eigenlijk direct al bij de presentatie op de afdeling. Bij een ander geval bleek dit pas halverwege het proces. Ook hebben we een keer meegemaakt dat we er na 24 uur pas achter kwamen. Dit ging om een niet-aanspreekbare patiënt die op een afdeling was opgenomen. De volgende dag kwam de familie op bezoek en toen zei een van de kinderen: “Maar dat is mijn moeder helemaal niet!” Los van de verwarring die het met zich meebrengt wil je niet weten wat voor administratieve rompslomp het geeft om dat weer recht te zetten”, aldus Koenis.
Wat zijn de gevolgen als het BSN niet blijkt te kloppen?
Dossiervervuiling
Wanneer er een verkeerd BSN is ontvangen en er daardoor al zaken aan het dossier van de verkeerde persoon zijn gekoppeld, dan levert dat op de achtergrond veel werk op voor de SEH om weer recht te trekken. “Dat is niet even een-twee-drie een knop omzetten”, licht Koenis toe. “We hebben dan bijvoorbeeld speciaal mensen ingeschakeld voor het lab en radiologie, en die hebben hun bevindingen dan in het verkeerde dossier gezet. Je bent er wel even mee bezig om al die uitslagen en gegevens dan weer in het juiste dossier te krijgen. Ook het omzetten van gegevens voor de DBC’s (diagnose-behandelcombinaties), en de financiële afhandeling die daar weer aan vastzit, is tijdrovend.”
Privacyschending
Ook moet de SEH de patiënten waarmee de verwisseling heeft plaatsgevonden geïnformeerd worden. “Die gegevens blijven namelijk wel in een dossier staan; je kunt niet zomaar achteraf van alles uit een dossier halen. In dat geval komt er een aantekening in het dossier te staan dat er een ‘registratiefout’ heeft plaatsgevonden. Je moet dan ook de betrokken patiënten informeren dat er een soort ‘datalek’ heeft plaatsgevonden. Dit geldt voor zowel de juiste patiënt als de ‘oneigenlijke’ patiënt, dus de persoon waarvan je ten onrechte het dossier gebruikt hebt. Kortom, er zitten wel wat consequenties aan als je een patiënt inschrijft met een onjuist BSN”, benadrukt Koenis.
Voorbereidingen door SEH
Volgens Koenis komt het niet vaak voor dat er voorbereidingen worden getroffen door de SEH die dan weer teruggedraaid moeten worden als blijkt dat het BSN niet klopt. “Wij treffen onze voorbereiding op basis van de informatie in de aankondiging van de ambulance. Dus als uit de situatie van de patiënt in de ambulance blijkt dat er een lab nodig is, dan bereiden wij dat lab voor omdat ons dat vanuit de ambulance is overgedragen. En die overdracht klopt meestal wel.”
Gevolgen voor de patiënt
Bij het GHZ is het nog niet voorgevallen dat een verkeerd BSN ook gezondheidsrisico’s voor de patiënt heeft opgeleverd. “Het zou in principe kunnen in het geval dat je er echt heel laat in het proces achter komt dat het BSN niet klopt. Als je dan bijvoorbeeld een operatie initieert, maar relevante informatie mist, dan zouden er gezondheidsrisico’s kunnen ontstaan.” Dat heeft Koenis gelukkig nog nooit meegemaakt. Hij heeft wel gemerkt hoe een verkeerd BSN vervelende gevolgen kan hebben voor de patiëntervaring. “Soms komt het voor dat het lab de al uitgevoerde onderzoeken en uitslagen niet wil over nemen in het dossier van de juiste patiënt. In dat geval moet de patiënt opnieuw geprikt worden. Dit betekent dus dat je je patiënt nog eens extra moet belasten.”
Conclusie: altijd zelf controleren, dan pas koppelen
Volgens Koenis is het tot slot cruciaal om op de SEH altijd zelf te blijven controleren en de patiënt te identificeren. “Wanneer je weet dat het om de juiste patiënt gaat, kun je alles in gang zetten en koppelen aan het juiste dossier. En na livegang van het koploperproject, komt die vooraankondiging automatisch in ons systeem terecht. Dat is prettig, want dan hoeft een verpleegkundige dat niet apart in te tikken. Wij kunnen die gegevens na patiëntidentificatie van daaruit automatisch koppelen en dat scheelt bij ons in ieder geval veel werk in het proces. Bovendien zijn die gegevens dan ook altijd beschikbaar voor alle relevante partijen. Nu moet dat nog gescand worden en in een dossier gehangen worden; daar zit altijd een vertraging in. Dus dan heeft een arts niet de actuele informatie op het moment dat hij of zij dat misschien nodig heeft. Dat is straks wel het geval.”